World Cafè

Il World Café è uno strumento/processo di collaborazione-dialogo basato su una discussione “circolare e incrementale” che permette di generare idee e proposte in modo innovativo. Il metodo è stato importato degli Stati Uniti negli anni 90: l’obiettivo è quello di coinvolgere attori diversi per fare emergere idee su un tema, all’interno di un ambiente informale, con l’approccio tipico del brainstorming.

 

Cos’è?

Il nome World Cafè, ideato dalla associazione omonima che ha messo a punto il metodo nel 2008, vuole affiancare l’informalità della discussione che si vuole realizzare (tipica del bar e rappresentata appunto dal “Cafè”) e l’importanza dei temi trattati, che possono essere potenzialmente infiniti (World). 

Il presupposto “teorico” sta nell’assumere che il contributo dei partecipanti ad una discussione possa essere massimizzato dall’informalità del dialogo, dalla dinamica dell’azione e dalla libertà dell’espressione.

Nello specifico, la tecnica si basa sulla realizzazione di una “discussione incrementale e circolare”, ovvero una discussione che si arricchisce e si completa via via che i partecipanti “ruotano” ad intervalli regolari da un tavolo di discussione tematica al successivo, aggiungendo ed integrando i contributi forniti in precedenza da altri partecipanti.

Nel World Cafè si lavora per temi e per domande di lavoro: l’ambito generale è infatti de-strutturato in 4-5 sotto-temi che i partecipati affrontano uno alla volta rispondendo a semplici domande specifiche, come per esempio “quali criticità sul tema x?”; “come migliorare sul tema y?”.

Il World Cafè è sostanzialmente una “tecnica di interazione” per il lavoro in gruppi, ovvero un semplice sistema di regole che consente ai partecipanti ad una riunione / workshop, di interagire in modo efficace ed efficiente per raggiungere gli obiettivi preposti in un tempo ragionevolmente breve (la maggior parte dei World Cafè durano non più di 3-4 ore considerando anche la fase iniziale di presentazione e la fase finale di “de-briefing”(valutazione dei lavori svolti) 

Il World Cafè ha un formato-strutttura che permette ad un grande numero di persone di discutere insieme, di confrontarsi e di generare idee a mo’ di brainstorming su vari temi collegati tra loro, per raggiungere una convergenza finale totale o parziale su determinati punti.

Questo tipo di tecnica consente una rapida circolazione di idee, una grande possibilità di interazione e fornisce ai partecipanti una visione generale dei problemi che si stanno affrontando e una panoramica dei diversi punti di vista portati dagli altri partecipanti.

In sintesi, il World Cafè è un efficace strumento di creazione di idee e scambio informazione (cross pollination), oltre che un modo per trovare soluzioni in modo efficace ai problemi in questione.

  

In quali occasioni si utilizza il World Cafè?

Il World Cafè è utile in molte situazioni, in particolare:

- Quando si vogliono generare proposte / idee su uno specifico argomento che può essere de-strutturato in alcuni sotto-temi. Per esempio l’argomento può essere “migliorare e aggiornare l’offerta formativa scolastica” e i sotto-temi possono essere “informatica e nuove tecnologie”, “inglese e altre lingue straniere”, “laboratori didattici innovativi”, ecc. 

- Quando si ha la necessità di fare confrontare tra loro un numero elevato di partecipanti e altre tecniche di lavoro come il focus group o una semplice assemblea pubblica sarebbero non utilizzabili o poco efficienti, per motivi organizzativi

- Quando la discussione / progettazione non è ancora entrata nel dettaglio, ovvero ci si trova ancora in una fase di definizione di idee e obiettivi generali;

- Quando si vuole fare emergere molte idee in poco tempo;

- Quando la natura dei partecipanti consente un livello di informalità abbastanza levato.

Chiarite queste condizioni, la tecnica non pone limiti relativamente ai temi trattabili o alle situazioni nelle quali può essere utilizzata con successo, tuttavia bisogna valutare bene quando e come utilizzarla.

 

Cosa serve per organizzare un World Cafè?

Uno dei punti di forza di questa tecnica è la sua capacità di fare emergere decine di idee in breve tempo senza richiedere particolari materiali, tecnologie o accorgimenti logistici complessi, ma semplicemente facendo leva sulla “chimica” che si viene a creare tra persone interessate ad un tema, che si trovano a proprio agio tra loro e nel contesto in cui si trovano.

I materiali essenziali per assicurare la riuscita del World Cafè sono i seguenti:

- Almeno 15-20 partecipanti come limite minimo per costituire 3 gruppetti. Non esiste potenzialmente un limite massimo, nel senso che sono stati realizzati World Cafè con centinaia di partecipanti: in questo caso però le necessità logistiche e gestionali diventano molto complesse. 30-40 partecipanti, che corrispondono ad 8-10 persone per tavolo, possono essere considerati un numero ottimale;

- Un tavolo per ogni sotto-tema trattato ed almeno 10 sedie per tavolo.

- Cartelloni bianchi di grandi dimensioni come “tovaglia” creativa dove scrivere e visualizzare le idee-proposte. Quantità: 2 per ogni tema trattato, che corrisponde ad un tavolo di lavoro. Se si lavoro su 4 temi, 8 cartelloni almeno 

- Pennarelli colorati a punta grossa: almeno uno per partecipante 

- Su ogni tavolo, un pò di caffè, se si è tra adulti, oppure succhi o snack.

 

Come funziona?

Nel World Cafè il rispetto dei tempi, delle fasi e la capacità di gestire il “ritmo” dell’evento sono un punto cardine che condizione al buona riuscita del lavoro. Di seguito sono elencate 9 semplici regole da seguire per ottenere un esito soddisfacente della riunione.

- Il setting della sala dovrebbe ricreare l’atmosfera del bar (piccoli tavolini e sedie), in modo da consentire ai partecipanti di sentirsi a proprio agio ed interagire in modo informale e libero. Sui tavoli vengono appoggiati i cartelloni a mo’ di tovaglia, che serviranno per appuntare le idee che via via emergono dai partecipanti Inoltre, per evitare la sovrapposizione delle voci e la confusione tra i tavoli, è bene che essi vengano distanziati di almeno 5-10 metri tra loro.

- Prima dell’inizio del lavoro, è prassi effettuare un benvenuto ai partecipanti ed una breve contestualizzazione dei temi e spiegazione della metodologia di lavoro all’interno di una prima fase plenaria introduttiva.

- I partecipanti vengono poi suddivisi in gruppi di lavoro uguali per numero ed assegnati ai vari tavoli di discussione, nei quali verranno accolti dall’”host”, ossia il moderatore/facilitatore del tavolo, che sintetizza i contenuti/idee che emergono, e che dà la parola man mano ai partecipanti.

- Tutti i partecipanti si confrontano sui temi per circa 25/30 minuti in ogni tavolo tematico. Normalmente i partecipanti parlano e discutono in ordine o a ruota libera e l’host appunta i contenuti chiave sui cartelloni. Tuttavia nulla impedisce ai componenti del tavolo di scarabocchiare, disegnare e scrivere sui cartelloni/tovaglie in autonomia.

- Finita la sessione, i partecipanti passano/ruotano al tavolo tematico successivo. Se i tavoli sono disposti in modo circolare o quadrangolare, basta scegliere all’inizio il senso della rotazione, oraria o antioraria, dopodiché si continua sulla stessa direzione.

- Passando da un tavolo all’altro, i partecipanti “aggiungono” idee o integrano idee condivise già emerse dalla precedente discussione, sia verbalmente, che scrivendo sulla “tovaglia” del tavolo.

- L’host non ruota assieme al gruppo alla fine della sessione, ma rimane fisso, presidiando lo stesso tavolo per tutto il World Cafè, ed accoglie il gruppo successivo sintetizzando i contenuti emersi dal gruppo precedente, onde evitare di ripetere nuovamente le stesse idee.

- La discussione diventa così “incrementale”, senza ripetizioni di idee già presentate ma aggiunge più efficacemente nuove idee.

- Alla fine del “giro” dei tavoli, gli esiti dei singoli tavoli sono presentati dai moderatori in plenaria.

 

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